Llamamos ficheros maestros a los que son imprescindibles para el funcionamiento de la aplicación. Estos formularios han de tener datos antes de comenzar a trabajar habitualmente con el programa.
Son ficheros maestros:
También funciona como un ficheros maestros, aunque no lo sean, el fichero de recibos bancarios y el fichero de depósitos.
El manejo de estos ficheros se hace mediante los programas que denominamos Formularios de Ficheros Maestros. Su aspecto y manejo es similar en todos ellos, excepto el fichero de empresa que al tener solo un registro, no tiene algunos de los botones que tienen los demás.
Los formularios se componen básicamente de tres zonas:
| • | Botones. |
| • | Solapas. |
Su funcionamiento en :
| • | Altas. |
| • | Borrados. |
Otros conceptos útiles:
BOTONES.- Es la zona superior donde se encuentran la mayoría de los botones. Estos pueden ser:
| • | Filtro de selección.- Se utiliza para acotar entre los distintos registros que tiene el fichero, aquellos que cumplan las condiciones indicadas. Por ejemplo, el fichero de clientes, podremos indicar lo que son de una determinada provincia. Una vez hecha la condición o filtro, al ejecutarla nos presentará en pantalla una relación de los registros. Esta relación podemos imprimirla o seleccionando un registro, ver su ficha. Si solo hay un registro que cumpla la condición, se visualizará su ficha directamente. |
| • | Orden.- Indica el orden de las fichas en el fichero. Se utiliza para indicar en la navegación, cual será el primero, anterior, siguiente y último. Pueden ser tres: |
| • | Por código.- Es un orden ascendente según el código del registro, por ejemplo, editorial-código en los libros, o código de cliente, etc. |
| • | Por nombre o título.- Es un orden ascendente teniendo en cuenta el nombre del cliente o editorial, o el título del libro. |
| • | Por orden físico.- Es el orden físico dentro del fichero. Normalmente corresponde al orden en que se han ido añadiendo. Es muy útil con el fin de averiguar cual es el último registro dado de alta. |
Otros ordenes, como autor, etc. necesita de otros programas auxiliares.
| • | Navegación.- Se compone a su vez de cuatro botones que denominamos: |
| • | Primero.- Nos mostrará el primer registro según el criterio de ordenación activo. Así puede ser el primer código, o el primer nombre o el primero en el fichero. |
| • | Anterior.- Nos mostrará el registro anterior, según el criterio de ordenación activo. Si estamos en el primero, el programa hace sonar un pequeño pitido y nos mostrará el último. Es como la pescadilla que se muerde la cola, del primero vuelve al último. |
| • | Siguiente.- Nos mostrará el registro siguiente, según el criterio de ordenación activo. Si estamos en el último, el programa hace sonar un pequeño pitido y nos mostrará el primero. Es como la pescadilla que se muerde la cola, del último vuelve al primero. |
| • | Ultimo.- Nos mostrará el último registro, según el criterio de ordenación activo. Por ejemplo, se estamos en libros, activamos el orden físico y pulsamos el último, no mostrará el último libro dado de alta. Otro ejemplo, si estamos en clientes, activamos el orden por código y pulsamos último, nos mostrará el cliente que tiene el código más alto. |
Entre los botones de Anterior y Siguiente se muestras dos números. El superior indica el número del registro activo en la base de datos. El inferior muestra el número total de registros. Tenga en cuenta que puede haber registros borrados que no se muestran. Por ejemplo, supongamos que tenemos activo el orden físico. Estamos posicionados en el registro 123, pulsamos en Siguiente y parece el 125. ¿ Que pasa con el 124 ? Simplemente que corresponde a un registro borrado. Nota. Si el registro activo es superior al número total, indica que esta posicionado el último registro mas uno, que es una posición especial para dar de alta nuevos registros.
| • | Añadir.- Pulsando en este botón aparecerá el formulario con todos en blanco para añadir un nuevo registro. Normalmente no se usa puesto que se añaden poniendo un código nuevo y aceptado crealo como nuevo. Se mantiene para los usuarios nuevos. |
| • | Editar.- Los registros pueden ser cambiados en cualquier momento. El programa al querer cambiar de registro, nos pregunta si queremos hacer los cambios. Mediante este botón lo que ocurre es que no nos pregunta y efectúa los cambios sin mas, tanto en el registro activo como en los demás. Cuando salgamos se desactiva la memorización del cambio. |
| • | Borrar.- Se utiliza para borrar el registro activo. El programa pregunta confirmación antes de borrar definitivamente. Recuerde que los registros borrados permanecen en el fichero hasta que se hace un empaquetado de sus datos. De esta forma es posible recuperar un fichero borrado |
| • | Visto Bueno.- Graba el registro actual y lo deja en blanco para buscar otro o salir. |
| • | Salir.- Sale del formulario. Si hay un registro al que se le han cambiado datos, pregunta si graba los datos. Tanto si se contesta Si como No, una vez hecho o no el cambio, sale. |
CUERPO PRINCIPAL.- Contiene los datos básicos del registro. A diferencia de los datos en pestañas, estos siempre se ven independientemente de la pestaña seleccionada. Por este motivo se ponen aquí los datos más importantes.
Para pasar de un dato a otro se pueden utilizar las siguientes teclas:
| • | Intro.- Pasa al campo siguiente en el orden que se estableció en el diseño del programa. No siempre es el que puede esperarse por la posición física. |
| • | Tabulador o flecha abajo.- Igual que Intro. |
| • | Mayúscula-Tabulador o flecha arriba.- Retrocede al campo anterior. |
| • | Ratón.- Pinchando en el campo |
SOLAPAS.- Es un "truco" muy utilizado en windows para poder mostrar muchos datos que de otra forma no caben todos en una sola pantalla. Los datos del registro se dividen en grupos. Un grupo, se muestra en el cuerpo y el resto se muestra en solapas. Estas solapas agrupan los datos afines, por ejemplo, en libros, hay una solapa solo para los datos del stock. En clientes hay una solapa para los datos de facturación.
Para pasar de una solapa a otra basta con pinchar con el ratón en la solapa deseada. Los datos modificados en una solapa no se pierden por cambiar de una a otra.
Altas.- Para dar de alta o añadir un nuevo registro, se puede hacer de dos formas
| • | Escribiendo el código en el campo del nombre.- El programa detecta que es un código por el contenido (nadie se llama 1234) y lo busca como tal código. Si existe nos lo presenta puesto que esta es la forma normal de visualizar registros, pero si NO existe nos pregunta si queremos darlo de alta. Si fue un error le decimos que NO y volvemos a poner el código correcto. Si lo que se quiere es añadirlo, contestamos que SI. El programa se queda de nuevo en el campo del nombre pero ahora debemos poner el nombre o título de la ficha. Una excepción a esto es la ficha de libros. En distribución un libro no solo esta definido por su código sino también por el código de la editorial o proveedor al que pertenece. Para dar de alta libros, hay que hacerlo en dos pasos: |
| • | Primero indicar el código de la editorial (no sirve el nombre). El programa al ver que es un dato entre 1 y 999, entiende que es una editorial, la busca y presenta su nombre en el campo del título. |
| • | Escribir encima del nombre de la editorial en nuevo código del libro. El programa busca editorial-código. Si existe lo presenta, si NO existe, pregunta si lo da de alta y al contestar que Si, lo crea nuevo. Continuar poniendo el resto de los campos. |
| • | Pulsando en el botón de Altas.-  El programa dejará todos los campos en blanco y se posicionará el código. Debemos indicar primero el código y una vez pulsando Intro, poner el nombre. |
A medida que vayamos rellenando campos y pulsando Intro en cada uno de ellos, irá pasando al campo siguiente. Si queremos saltar uno o varios campos o volver a uno anterior, debemos pinchar con el ratón en el campo al que se quiere saltar.
Modificaciones.- Para cambiar datos en un formulario maestro basta con tener en la pantalla el registro a modificar y cambiar el dato que sea, con la excepción del código que por razones prácticas no se puede cambiar aquí. Cuando hayamos hecho el o los cambios necesarios, podemos hacer dos cosas:
| • | Pulsar en el botón del Visto Bueno.  Esto cambia definitivamente el registro y queda posicionado en él esperando lo que se quiere hacer a continuación. |
| • | Salir del registro bien por que cambiamos de ficha, bien porque salimos definitivamente del formulario formulario. En estos casos el sistema nos pregunta si queremos cambiar el registro en el disco. Contestar que "Cambiar". Si hemos de cambiar mas registros y no queremos estar contestando a todos que si, pulsar en donde dice "No volver a preguntar" |
Borrados.- Para borrar un registro, visualícelo en pantalla y pulse el botón de Borrar 
. Recuerde que al borrar un registro no se quita definitivamente del fichero hasta que no se haga un empaquetamiento de los datos de dicho fichero. De esta forma es posible volver a recuperarlo.
Las bases de datos de las aplicaciones están divididas en ficheros. Estos ficheros corresponden a clientes, libros, editoriales, albaranes, facturas, etc.
Cada uno de estos ficheros esta dividido a su ver vez en registros. Cada registro contiene los datos que son afines a una ficha en caso de ficheros maestros (clientes, etc) o a un documento en caso de ficheros de documentos (albaranes,etc)
Estos registros se van grabando en el fichero a medida que se hacen nuevas fichas. Su posición física en el fichero corresponde a un orden cronológico, es decir, el primero en el fichero es el primero que se puso, y el último en el fichero es el último que se añadió.
Este orden no es el mejor para hacer búsquedas pero no se puede evitar. Lo que si se puede evitar es el orden en que la aplicación nos presenta los datos. Para esto se utilizan los índices.
Los índices son a un fichero como el índice de palabras es a un libro. En el índice de palabras de un libro, estas están por orden alfabético, y al lado tenemos la página donde podemos encontrar la palabra. En los ficheros es algo parecido, existe un índice para códigos que SI esta por orden de código. Al "lado" tenemos el número de registro donde esta este código. También tenemos un índice por nombre (título en los libros) y al lado de cada nombre, tenemos el registro donde se encuentra el cliente (o editorial, etc)
Aprovechando este índice, podemos decir a la aplicación que nos muestre los registros por el mismo orden que aparecen en el índice. De esta forma, lo primero que mira es el índice, y luego el registro indicado en éste.
En los formularios maestros usamos los índices de código y de nombre/título. También podemos decirle que desactive el índice y que nos lo muestre por orden físico en el fichero. Esto último es bueno para tener una idea del alta cronológica de los registros.