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Vamos a ver aquí como se realiza de principio a fin todo un proceso de facturación mensual. Se presenta este proceso a modo de guia general a seguir.
Supondremos que ha llegado el día de la facturación, por ejemplo el último día de cualquier mes. Realmente se suele hacer unos días antes, pero aquí supondremos que se hace el día 30.
Para no cargar al lector con demasiado texto, utilice por favor, los enlaces y vuelva atrás para seguir la explicación.
| • | Sacaremos primero por pantalla y si nos interesa también por impresora, la relación de albaranes. Esto se hace desde la opción Facturación  Resumen. En esta opción pondremos como dato importante la Fecha máxima de vencimiento que corresponderá el día máximo que se quiere incluir los albaranes. De esta forma no entrarán en la relación los albaranes que no han vencido todavía. Esto sirve si se quiere comprobar o listar la relación. No tiene influencia en la facturación, puesto que luego será preguntado de nuevo cuando realmente se listen las facturas, pero si se indican los datos igual que después vayan a ser en la facturación, nos indicará el valor de dicho proceso. |
| • | Si indicamos Resumido, sacará un cliente en cada línea. |
| • | Si indicamos Por grupos, sacará una relación de albaranes por cada grupo editorial en delegación. Este listado indica un albarán por cada línea. Es distinto a la relación que se saca cuando se "factura" la delegación, que lo que saca es un cliente en cada línea acompañado si se quiere con los albaranes de ese cliente.Este otro listado será el que se debe acompañar con los documentos físicos cuando se entregan a la editorial. |
| • | Un dato que puede tener importancia el es valor numérico que figura a la izquierda de cada línea. Si aparece un valor entre 1 y 99 o incluso dos asteriscos, indicará que faltan albaranes entre dos líneas. Si se quieren controlar las faltas, no debe salir ningún número y de salir debe estar totalmente controlado. Cuando salen dos asteriscos es porque hay mas de 99 números de diferencia. Es normal que salgan al principio de la relación, cuando hay albaranes con vencimiento en esta facturación pero hechos en meses anteriores. También es normal que salga asteriscos cuando se pasa de una delegación a otra, que llevan contadores separados. |
| • | Otro dato que hay que observar son los albaranes "Pendientes de integrar". Recuerde que los albaranes pendientes de integrar NO se facturan. Precisamente es un sistema para quitar de la cartera albaranes que por cualquier motivo no queremos que sean incluidos en la facturación. |
| • | Indicar el cliente inicial y final. Normalmente se deja lo que el programa presenta automáticamente, que es el primero y el último de nuestra base de datos, aunque no tengan albaranes. Si se quiere facturar solo a un cliente poner el mismo código como inicial y final. |
| • | Poner como fecha máxima la fecha de corte entre albaranes que se incluirán y los que no. Normalmente esta fecha será la fecha de la factura. |
| • | Poner la fecha de la factura.- Es la que figurará en el documento. |
| • | Poner el mínimo facturado.- Se utiliza para no facturar importes pequeños. Si se quiere facturar todo, dejarlo en -999999999 |
| • | Marcar Resumida o Completa.- Normalmente la factura será determinada por el dato que hay en la ficha del cliente. En aquellos clientes que no se haya indicado nada, saldrá la factura como indiquemos aquí. También podemos decirlo de la siguiente forma: Se listará como figure aquí, excepto en aquellos clientes que tengan una forma de factura personalizada. |
| • | Marcar A o B.- Según se quiera listar las facturas de los albaranes A o de los albaranes B. |
| • | Marcar Cargos y/o Abonos.- Con esta opción se da la posibilidad de solo facturar cargos o abonos por separado. |
| • | Una vez indicados los datos, pinchar en el botón de la hélice. |
Esto asigna una número de factura a cada cliente de modo que ya quedan todos los albaranes que cumplan las condiciones marcados para su facturación. Cuando termina, presenta quien es el primer y último cliente de la facturación y el primer y último número de las facturas, así como un menú para que le indiquemos si queremos: Previsualizar por pantalla en PDF, Listar por la impresora, Visualizar una relación de las facturas. Cualquiera de las tres opciones "lista" internamente las facturas de modo que ya pueden ser integradas aunque no se listen en papel.
| • | Si queremos comprobar las facturas sin gastar papel, indicar Previsualizar. |
| • | Si queremos la impresión física, indicar Listado. |
| • | Si queremos solo una relación, indicar Relación. |
Podemos indicar cualquiera y volver al menú para indicar otra opción.
| • | Listado de facturas de delegación.- Es el proceso propio "facturar" los albaranes de delegación. Realmente los albaranes no se pueden facturar puesto que este proceso lo hará la editorial. Nosotros lo que hacemos es ponerles una marca para indicar que estos albaranes han de integrarse con los nuestros en los ficheros históricos. También sirve este proceso para sacar relaciones de albaranes que mandaremos junto con dichos documentos a la editorial. A nosotros nos servirá para saber cuanto se ha vendido en delegación por editorial y/o cliente. |
El proceso consiste básicamente en un solo programa. Debemos indicar el grupo inicial y final (normalmente 1 y 999). También debemos poner la fecha de corte para determinar que albaranes deben entrar en la relación y cuales no, en función de su fecha de vencimiento. La fecha de "facturación" sirve para imprimirla en los listados de la relación de albaranes, puesto que la fecha definitiva de facturación la determinará la editorial.
Cuando esté la relación en la pantalla podemos pulsar sobre el botón de la impresora e imprimir o previsualizar la relación.
| • | Ya tenemos las facturas de distribución listadas, los albaranes de delegación, en listas por editorial. Ahora debemos seguir con el proceso de integración, liquidación, etc.. Puesto que este proceso es definitivo y no se puede volver atrás, es mejor hacer lo siguiente: |
| • | Comprobar las facturas.- Saldos de clientes, saldos anteriores y posteriores, importes, etc. No se trata de hacer una comprobación exaustiva, pero si dar un pequeño vistazo para ver que aparentemente todo esta bien. |
| • | Integración.- Este proceso consiste en pasar todos los albaranes, tanto de delegación como de distribución, desde la cartera de albaranes donde se encuentran ahora, a los ficheros históricos donde permacerán para siempre. Debemos entrar por Facturación Integración. El programa nos brinda la oportunidad de hacer una copia sin salir. Debemos hacerlo pinchando en "Hacer copia e integrar". Si por cualquier motivo no se quiere hacer la copia pulsar en "Continuar SIN hacer copia". Saldrá una ventana con el progreso del trabajo. Cuando termina se vuelve a la pantalla principal de la aplicación. |
| • | Ya tenemos los albaranes y las facturas en los históricos. En la cartera de albaranes se habrán quedado únicamente con los albaranes con vencimiento posterior. Ahora podemos hacer cuatro cosas. Todas ellas independientes y por cualquier orden: |
| • | Listado de la relación de facturas. |
| • | Listado y/o envío de liquidaciones |
| • | Asiento en contabilidad. |
| • | Generar recibos bancarios. |
| • | Listado de la relación de facturas.- Se entra al programa por Facturación Históricos Relación de facturas. Tiene dos finalidades. Una de ellas es la comprobación que están todas las facturas. En esta relación se incluyen tanto las facturas de contado que se han realizado a lo largo del mes, como las facturas que se han hecho a final de mes. La otra finalidad es tener un listado correlativo mes a mes que sirve como una opción del listado de I.V.A.. |
Un dato muy importante que debemos sacar de esta relación de facturas, es el total BRUTO de la facturación. Este valor DEBE COINCIDIR con el total BRUTO facturado que nos da el resumen de liquidaciones. Esto demostrará que independientemente que estar bien o mal, liquidamos a los editores, lo mismo que facturamos a los clientes.
Puesto que ya estamos trabajando con los ficheros históricos, en el programa para la relación de facturas nos pregunta por el año del histórico, y los valores iniciales y finales de número y fecha de factura y el código de cliente. Una vez indicados los datos, pinchando en el aspa, nos saldrá la relación deseada.
Con la relación en la pantalla, podemos imprimirla o previsualizarla
Si usted quiere ser ordenado, lo mejor es guardar esta relación en una carpeta o arquivador. De esta forma podrá comprobar que la primera factura de un mes debe ser la siguiente a la última del mes anterior.
| • | Listado y/o envío de liquidaciones.- Es un proceso complejo que se ha ido depurando en su funcionamiento para que sea lo más automático posible, dejando la intervención humana solo para la toma de decisiones importantes. Este proceso lo podemos dividir básicamente en los siguientes pasos: |
| • | Recuento de liquidaciones.- Se entra por Proveedores Liquidaciones Recuento. Indicaremos la fecha y número inicial y final de facturas, etc.Una vez que tenemos los libros en la pantalla podemos imprimir una editorial, un grupo o todo el recuento. Podemos hacerlo resumido total, resumido por grupos o detallado por grupo editorial. |
| • | Conversión en documentos.- Desde el recuento, convertiremos a un documento individual por grupo editorial. Este documento se comporta como otro cualquiera de la aplicación, con su número, sus integraciónes, históricos, recuperaciones, etc. Como tal documento puede ser listado, previsualizado y mandado por Internet en cualquiera de los formatos establecidos. |
| • | Listado de liquidaciones.- Es la copia que nos quedamos nosotros. Al ser la liquidación un documento como otros del programa, tiene su propio formulario, listado, etc. La única diferencia con respecto a otros documentos es que tiene las columnas de ventas, devoluciones y promoción separadas. No afecta a los stock, pero si aparece en movimientos de un libro. |
| • | El documento, si se quiere, puede modificarse listarse, volverse a modificar, etc. Al formulario se puede entrar por Proveedores Liquidaciones Formulario. |
| • | Si todos los documentos están listados y comprobados podemos mandarlos a las respectivas editoriales. Para listarlos podemos hacerlo físicamente o por medio de la previsualización desde el Centro de Control. |
| • | Para mandar por Internet, podemos hacerlo desde el Centro de Control. Si tiene interés en saber como hacerlo ver el apartado correspondiente. Aquí solo decir que teniendo todos los datos en las fichas de las editoriales, se pueden mandar todas las liquidaciones de una forma automática a cada una en su formato, fichero adjunto, etc. |
| • | Asiento en contabilidad.- Es un proceso muy sencillo. Se entra por Facturación Históricos Control de facturas. Consiste básicamente en hacer un fichero con los asientos contables que corresponden a un grupo de facturas. Posteriormente, desde el programa de contabilidad, se importa este fichero y sus datos pasan al fichero borrador de dicha contabilidad. Ahora desde este programa seleccionamos las facturas que hay que generar asientos. No importa que haya mas facturas, pero si importa que haya menos. Una vez la relación en pantalla se señalan aquellas facturas que necesitamos y pinchamos en el botón Contabilidad. Posteriormente podemos ver el fichero generado entrando por Facturación Históricos Contabilidad |
| • | Generación de recibos.- Podemos dividirlo en dos: La generación propiamente dicha, y la generación y/o listado de recibos para el banco. |
| • | La generación consiste en crear los recibos correspondientes a un número determinado de facturas. Esto se hacer por Facturación Históricos Control de facturas. |
| • | La generación del fichero bancario consiste en crear un fichero que será llevado al banco en un disquete o subido por Internet. Se entra por Facturación Recibos Remesa bancaria Automático. Este fichero puede tener facturas atrasadas con vencimientos actuales y no tener facturas actuales que tienen recibos con vencimientos posterior. |
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