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Llamamos factura de contado o simplemente Contado, a la factura que se hace directamente a partir de los libros vendidos o abonados. No interviene ningún albarán previo. De esta forma se pueden realizar facturas rápidas de forma instantanea. En este tipo de documento se puede cambiar el nombre, dirección, población, provincia y N.I.F. del cliente. De esta forma se puede tener un cliente comodín,por ejemplo el 999.999 con el nombre VARIOS. Cuando ha de hacerse una factura a un cliente NO FICHADO, se hace siempre la factura a este cliente, pero se cambian sus datos fiscales. Lo único que pide Hacienda, es que no se facture más de 3.000 € al mismo nombre, aunque tenga el mismo código que otros que tampoco se facture individualmente mas de esos 3.000 €.
El formulario presenta la pantalla indicada mas abajo, donde podemos distinguir cuatro zonas:
| • | Botones.- Sirven para navegar por el fichero y tomar acciones con el documento. |
| • | Cabecera.- Es la parte común del documento. Cuando se imprime normalmente esta en la parte superior del papel. |
| • | Líneas.- Son las líneas del documento. Cada línea representa un libro, con su título, precio, descuento, etc. |
| • | Pie.- Son los datos finales del documento. Los valores del Bruto, Neto, etc. |
Pinche aquí si quiere saber mas sobre los formulario de documentos en general
BOTONES.- Están concentrados en la parte superior de la pantalla. Su aplicación es la siguiente:
| • | Importar documentos.- Mediante este botón traemos al formulario documentos del mismo tipo (Cargos) que estén en el fichero diario o en la cartera de albaranes. NO se pueden recuperar albaranes de facturas ya integradas. Realmente este botón enlaza con el Control de Ficheros (hojear). Una vez elegido un documento en el Control, lo trae hasta este formulario para su edición, listado, etc. A partir de ese momento el documento seguirá el mismo proceso que si se hubiese hecho de nuevo, aunque con el número ya asignado. Recuede que un documento recuperado es tratado como NO listado, de forma que habrá que listarlo para que pueda ser integrado de nuevo. |
| • | Importar líneas.- Se utiliza para importar en el documento activo, las líneas de otro documento aunque no sea del mismo tipo. |
| • | Añadir.- Empieza un documento nuevo. |
| • | Borrar.- Con un documento en pantalla, este botón lo borra. Es necesario contestar afirmativamente a la confirmación de borrado. Si trabajamos el stock en tiempo real se recuperaran los valores como si nunca hubiese existido el documento. |
| • | Aceptar.- Sale del documento, pero sin cerrarlo, es decir, no le da número. con lo cual la próxima vez que indiquemos el cliente, abrirá el documento abierto |
| • | Ejecutar.- Cierra el documento actual, dandole número pero NO lo lista. Sirve para dar por cerrado un documento pero sin gastar papel. |
| • | Imprimir.- Cierra el documento actual, dandole número y listandolo por impresora. |
| • | Salir.- Sale del documento sin grabarlo. Si el formulario esta vacio, no pregunta, pero si hay algo, pregunta si graba los datos de la pantalla o no |
NOTA.- Cuando se entra al formulario desde otra parte del programa que solo permite la visualización, por ejemplo, el centro de control, solo aparecen los botones de Imprimir y Salir
Aunque no sean botones propiamente dichos, hay que tener en cuenta dos controles relacionados con los botones:
| • | Continua con el documento actual.- Si esta marcado, los botones de Ejecutar, Mandar, Visualizar e Imprimir, hacen su función pero al terminar continuan en el documento actual. Esto es útil cuando se quieren hacer dos o mas funciones seguidas con el mismo documento. |
| • | Al salir del documento INTEGRA.- Este control hace que cuando terminemos con el documento actual, automáticamente se integra en el histórico correspondiente. |
CABECERA.- Son los datos comunes al documento. Normalmente en un listado aparecerá en la parte superior del documento, antes de las líneas de libros. Los campos que aparecen en la pantalla, se listen o no en papel, son los siguientes:
| • | Nombre.- Indicar el nombre del cliente. Este campo se utiliza para poner el cliente al que vamos a hacer el documento. Podemos indicar el nombre, parte del nombre precedido de un punto, o el código. Al indicar el dato, si el cliente existe, serán visualizados el resto de sus datos, como la dirección, etc. |
| • | Dirección, Población, Provincia.- Este es el único tipo de documento (junto con presupuestos) donde se permite modificar estos datos. Esto se hace con el fin de poder tener un cliente "comodín" a cuyo código se hacen las facturas, pero cambiando el nombre, dirección, etc. |
| • | Número.- Cuando el documento es generado por primera vez, o no ha sido listado todavía, el número es 0. Esto permite tener "abierto" un documento para poder ir añadiendo líneas hasta que se lista. |
| • | Cliente.- Indica el código del cliente. |
| • | N.I.F. .-Indica el Número de Identificación Fiscal del cliente. Al poder hacer facturas con varios clientes no fichados, es necesario poder cambiar este dato. |
| • | Fecha.- Es la fecha de realización del documento. Mediante un parámetro se puede hacer que la fecha se modifique al día del listado. |
| • | I.V.A./Rec/Nada.- Indicar si la factura ha de hacerse con I.V.A. (I), con Recargo de equivalencia (R) o con Nada (N). Por defecto,si no se indica, pondrá con I.V.A. sin Recargo. |
| • | Desc. P.P..- Indica si ha de hacerse un descuento al final de la factura, por ejemplo por Pronto Pago. |
| • | Gastos.- Indicar aquí si el documento tiene gastos. El proceso puede automatizarse en función del campo similar en la ficha del cliente. |
| • | I.V.A. en gastos.- Permite aplicar un I.V.A. distinto a los gastos. De esta forma se puede aplicar el I.V.A. que el usuario desee, independientemente del contenido de la factura. El número del tipo de I.V.A. sigue el mismo criterio que para los artículos (0-1,2,3 y 4) |
| • | Feria.- Marcar este parámetro si se trata de un documento que corresponde a la feria del libro, con el fin de aplicar el descuento para este tipo de periodo. |
| • | Modo.- Indicar el modo de pedido, utilizando siglas que deben recordarse, por ejemplo, T para teléfono, F para Fax, etc. |
| • | Agente.- Con el fin de tener estadísticas, comisiones, etc. poner aquí las letras que identifiquen un agente u otro. |
| • | A/B.- Se utiliza para hacer facturas de tipo A (definitivas) o B (provisionales) |
| • | Comentario.- Se dispone de dos líneas de 60 caracteres para indicar un pequeño texto de comentario que será impreso al listar el documento. |
LINEAS.- Es el cuerpo principal del documento. Indicar aquí cada concepto en el documento con los siguientes datos.
| • | Editorial.- Es un campo informativo. Se rellena automáticamente con el código de la editorial cuando ponemos el libro concreto que se quiere referenciar. Si el tìtulo del libro empieza con guión, la editorial será 0. |
| • | Código.- Es un campo informativo. Se rellena automáticamente con el código del libro dentro de la editorial cuando ponemos el libro concreto que se quiere referenciar. Si el tìtulo del libro empieza con guión, su código queda vacio. |
| • | Título.- Es un campo que indica el título del libro (o denominación de cualquier artículo fichado). Se utiliza para indicar primero la editorial y una vez visualizado el nombre de esta, poner el código, título o parte del título. Una vez concretado el libro, se rellena automáticamente el código de la editorial y el código del libro en la columna de la izquierda. Si se desea, se puede poner directamente el título. Si es un artículo no codificado, poner el título o frase a rellenar empezando con guión. Por ejemplo "-BULTO N. 1". |
| • | Cantidad.- Indicar la cantidad. Si se pulsa Intro, pondrá automáticamente 1, o la cantidad fijada por defecto. Una cantidad de 0, No borra la línea. De esta forma se pueden mandar referencias o comentarios dentro del cuerpo del documento. |
| • | Precio.- Se rellena automáticamente en función del libro. El usuario puede modificarlo sin que afecte a la ficha del libro. |
| • | Descuento.- Se rellena automáticamente en función de la editorial del libro y del cliente. |
| • | I.V.A..- Pone automáticamente la que corresponde al libro, pero puede modificarse. Si el cliente tiene en su ficha que no se utilice I.V.A., pondrá el valor que corresponde a I.V.A.=0 |
| • | Tipo.- Es el tipo de libro. Prácticamente a quedado limitado a Fondo o Texto. Si se deja en blanco, lo tomará como de fondo. |
| • | Situación.- Es una clave para indicar al cliente que el libro puede estar: |
| • | Cualquier otra letra o número que usted decida, pero respetando las anteriores. |
PIE.- Son campos informativos que se van actualizando a medida que cambiamos los libros, precios, cantidades, descuentos, etc. Como se dice más abajo, sus valores pueden no ser exactos hasta que se haga la impresión del documento.
| • | Linea/Lineas.- Indica la línea actual de un total de líneas del documento. Se utiliza en ficheros de muchas líneas para saber en que posición estamos. |
| • | Cantidad.- Es el número total de ejemplares en el documento. No incluye los que tenga alguna letra en el campo Situación. |
| • | Bruto.- Es el importe bruto, es decir, sin descuento ni I.V.A.. |
| • | Neto.- Es el importe neto, es decir, con descuento pero sin I.V.A. |
| • | I.V.A..- Es el importe del I.V.A., en caso de tener el cliente I.V.A., que será lo normal en la península y Baleares. |
| • | Recargo.- Es el importe del recargo de equivalencia, si el cliente tiene esta casilla activada. |
| • | Total.- Será la suma total de la factura (neto+I.V.A.+recargo). |
En cuanto a los valores de Bruto, Neto, I.V.A., Recargo y Total, puede variar respecto al listado. Esto esta motivado porque hay distribuidores que utilizan una forma u otra de hacer los cálculos. Estos cálculos están totalmente controlados en el listado, de modo que no se tiene un valor exacto hasta que se imprime el documento.
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