Liquidaciones

El proceso de liquidación comprende un conjunto de programas y subprogramas que han de estar enlazados unos con otros. Básicamente se compone de los siguientes pasos:

•	Recuento.- Consiste en hacer una relación con los libros vendidos entre dos fechas.

•	Formulario para modificación.- Esto, que es opcional, es para modificar la cantidad de cada libro a liquidar.

•	Listado de preliquidación.- Este paso que es opcional lista en papel las liquidaciones para nuestro control.

•	Conversión a liquidaciones individuales.- Se puede hacer con una, varias o todas las liquidaciones.

•	Listado.- Es para mandar por correo ordinario y/o para quedarnos con una copia de la liquidación.

•	Envío.- Envío por Internet en uno de los diversos formatos permitidos como son PDF, SINLI, ARG, etc.

Expondremos aquí a modo de guía el proceso normal y sus variantes para generar y mandar liquidaciones a la editoriales. Cada uno de los pasos están mas detallados en el programa correspondiente, cuya entrada podrá hacerse desde el enlace que indicamos.

El método se base en hacer un recuento de todos los libros vendidos entre dos fechas, y/o entre números de factura. Opcionalmente también puede mirar en la cartera de albaranes pendientes de facturar, pero esto es muy particular. El programa mira en los históricos necesarios según las fechas indicadas como inicial y final, construyendo una tabla con todos los libros, sus cantidades de ventas, devoluciones y promoción. Si hemos indicado que también mire en almacén, a cada libro le añade el dato de entradas y salidas con el editor. Si utilizamos el sistema de desfase también mira en el fichero de libros para saber el desfase acumulado de la anterior liquidación.

En esta primera etapa solo recopila. La tabla generada es presentada en pantalla para darnos una idea de como irá la liquidación. Con esta tabla solo se puede listar una relación por editoriales o una relación de libros editorial a editorial. También podemos aislar un solo grupo, listarlo, convertirlo, etc.

•	Si se utiliza el sistema de desfase, integrar los desfases de la liquidación anterior.

•	Integrar las liquidaciones del mes anterior, si las hubiese. Esto es con el fin de no mezclar unas liquidaciones con otras.

•	Definir las editoriales con sus grupos correspondientes en Tipos de liquidaciones . Recuerde que solo se recontarán las editoriales activas. Solo se convertirán las que estén marcadas como Convertibles.

•	Definir las que se quieran convertir a documentos individuales.

•	Definir las que se quieran mandar por Internet, y su formato.

•	Recordar que las que se hayan de mandar deben tener puesto un e-mail correcto. De no tenerlo, al pulsar en la hélice para marcar las que se han de mandar, no se marcarán si no esta definida como envío, ni tiene correo electrónico.

Se hace mediante el programa de recuento de liquidaciones. Consiste en leer en el histórico todas las líneas de libros vendidos entre las fechas indicadas. Esta lectura se hace para albaranes de distribución (no intervienen los albaranes de delegación), facturas de contado, entradas y salidas de almacén (si se quiere informar de los movimientos con el editor) y desfases si se utiliza este sistema.

Si es la primera vez que utiliza el recuento recuerde poner los parámetros correctos en el programa Tipos de liquidaciones para que coja las editoriales en función del grupo al que pertenecen, etc.

Una vez puestas las fechas correctas se pulsa en el botón de la hélice y se tendrá un nuevo recuento de libros.

Desde el mismo recuento se puede ver cada una de las editoriales, etc. Si se quiere se puede hacer un listado de la relación de grupos, imprimiendo un grupo por línea de listado.

También se puede listar cada grupo individual, listando un libro en cada línea y cambiando de página por cada grupo editorial.

Cuando se termine con los listados previos y una vez comprobado que todo es correcto, se pulsa en el botón que hay en la parte inferior derecha,

(con las carpetas y la flecha azul). Esto convertirá el recuento en documentos individuales por grupos y/o editoriales. Recuerde que solo se convertirán las indicadas con una S en la columna "C" del programa Tipos de liquidaciones

Con este paso ya tenemos las liquidaciones individualizadas. A partir de ahora se pueden modificar, listar, enviar, etc. pero siempre de forma individual.

Si desea modificar el contenido de una liquidación añadiendo o quitando libros, o bien modificando la cantidad a liquidar (desfase) debe editar el documento en el formulario correspondiente.

En caso de querer introducir un desfase en la cantidad a liquidar, debe poner el nuevo valor del total a liquidar. El programa, por diferencia, guardará el desfase en la ficha del libro cuando se haga el correspondiente asiento. De esta forma quedará archivado para la siguiente liquidación donde será añadido al recuento real.

Desde el formulario además de modificar se puede listar la liquidación. Este listado será en el formato externo, es decir, no se refleja el desfase. Si han de listarse varias liquidaciones, quizás lo mejor es hacerlo con todas juntas desde el Centro de Control.

Ya tenemos las liquidaciones por grupo editorial, las hemos modificado en caso necesario y están todas las del mes en el borrador de liquidaciones. Ahora debemos hacerlas llegar al editor. Para ello lo primero es determinar, al menos una vez, como hemos de hacerla llegar, si por correo ordinario, por correo electrónico, en formato PDF, por SINLI, en formato ARG, etc.

La forma de envío se determina en el programa Tipos de liquidaciones. Una vez determinada la forma y con un correo electrónico en la ficha de la editorial, solo hay que marcar las liquidaciones a mandar pulsando en la hélice y pulsar en el botón de envío por correo electrónico.

El listado normal de las liquidaciones se hace en un formato dirigido a la editorial. Este formato no incluye el desfase, esta mejor presentado, etc. Con el fin de tener un listado con los desfases, datos de entrada y salida (aunque no se informe al editor) hemos de hacerlo mediante el programa de Relación de liquidaciones. Con este programa se puede listar la relación en su conjunto y/o las liquidaciones individualizadas.

Es un paso opcional. Si usted no hace desfases, no tiene que ejecutar este paso. En caso de tener desfases entre lo liquidado y lo que se debería liquidar, debe grabarse en la ficha del libro para que se sume a la liquidación del mes siguiente. Este proceso se hace con el programa Relación de liquidaciones.