Hay un concepto importante en la aplicación que es conveniente tener en cuenta desde el principio. Se trata de lo que denominamos Integración.
¿ Qué es la integración ?
Denominamos aquí integración al paso de documentos desde un fichero más o menos temporal a otro fichero también más o menos definitivo. Veámoslo más despacio:
Los datos se graban en ficheros. Puesto que por razones técnicas, se manejan mejor y más rápido los ficheros pequeños que los grandes, para tener velocidad y seguridad iremos a ficheros pequeños. Esto último es imposible de mantener a medida que va teniendo la aplicación más y más tiempo, con cada vez más datos que guardar.
Para evitar esto se opta por tener los datos más cercanos en el tiempo en fichero pequeños, y cuando dejan de ser utilizados irlos pasando a ficheros definitivos que, aunque más grandes, son de pocas consultas. De esta forma se consigue que los datos con mucho uso o movimiento, que normalmente serán los del día, estén en fichero pequeños y que los datos ya antiguos, de varios días estén en ficheros históricos.
Todo esto NO quiere decir que una vez que los datos están en los históricos, éstos no puedan verse o modificarse. Los históricos pueden verse o listarse directamente desde ellos. Si se quiere modificar algo, se recupera, se modifica y se vuelve a guardar. Esto complica internamente la aplicación, pero usted tendrá los datos más rápidamente y con mayor seguridad.
El proceso de integración se puede hacer con la periodicidad que usted quiera. Normalmente aconsejamos hacerlo al final del día. También puede hacerse de unos documentos y otros no. Por ejemplo se pueden integrar los tickets de caja, que denominamos cierre de caja, los albaranes y las facturas de contado, y dejar para otros momentos las entradas/salidas de firme, novedades y depósitos.
Esta opción existe para todos los documentos (ej: albaranes, facturas, firme, etc.) hechos y listados a un fichero denominado histórico ó cartera de albaranes para los albaranes, en donde en este último caso, quedan a la espera de ser facturados, pagados o convertirlos a tickets.
Estos ficheros históricos, se pueden consultar en sus respectivos formularios, tanto por pantalla como por impresora, incluso se pueden recuperar, modificar, anular, etc., y posteriormente integrar de nuevo.