Por medio de este programa podemos sincronizar documentos nuestros con otros de nuestros clientes y/o proveedores. También podemos sincronizar los stock en relación a unos ficheros enviados por ellos.
Debemos entrar por el menu de Varios y luego en el submenú de Sincronizar documentos:
Una vez que entramos por Sincronizar documentos, la pantalla que presenta es similar a la siguiente:
Desde esta pantalla podemos "sincronizar" múltiples documentos y stock. Supondremos que las dos empresas que pretenden sincronizarse disponen del programa GESDIS, GESEDI o GESLIB. El proceso consiste en enviarse de uno a otro un fichero con sus datos. El otro extremo comparará estos datos con los suyos propios.
Si uno de los extremos no dispone de un programa ARG, puede utilizarse también el sistema siempre y cuando se mantenga el formato de los ficheros. ARG puede facilitar gratuitamente este formato a cualquier persona o empresa que lo solicite.
Por ejemplo, un distribuidor quiere comparar las entradas y salidas de almacén asà como las liquidaciones que ha tenido con su proveedor. Hará o siguiente:
| • | El distribuidor genera un fichero de tipo plano (TXT o similar) por medio de este programa. |
| • | El fichero generado, se manda por correo electrónico al proveedor (la editorial). |
| • | El proveedor, por medio de este programa, compara el fichero recibido con los movimientos que figura en su propio ordenador. |
| • | El programa informará de las diferencias, lo que esta o no esta en cada fichero o incluso el historial de un libro en ambos sitios. |
Los posibles errores en el informe pueden ser los siguientes dependiendo del tipo de documento.
A los problemas les asigna un número del 1 al 5 en función de su importancia. Los errores pueden ser:
| • | 1.- No hay N.I.F. en el proveedor o en nuestra empresa. No tiene importancia. Se puede utilizar cuando el destinatario tiene ficheros de varios orÃgenes y tiene que "entrar dentro" del fichero para distinguir quien lo manda mirando el NIF del origen. |
| • | 3.- Libros sin BARRAS (GRAVE).- No puede relacionarse en el momento de leerse. No tiene importancia si tiene código de editor |
| • | 3.- Libros sin código editorial (GRAVE).- No puede relacionarse en el momento de leerse. No tiene importancia si tiene barras. |
| • | 5.- Libros sin BARRAS ni código editorial. (MUY GRAVE).- No puede relacionarse en el momento de leerse. |
| • | 5.- Documento de entrada sin referencia del proveedor (MUY GRAVE).- No puede relacionarse en el momento de leerse. |
| • | 5.- Libros del fichero que no existen en LIBROS.- Se manda una relación con libros que nosotros no tenemos. |
El informe con los errores puede imprimirse de forma habitual.