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El concepto de Inventario, tiene dos significados:
| • | Saber la cantidad de libros que tenemos en la actualidad. Esto se hace en otro apartado del programa. |
| • | Contar los libros actuales y ponerlo como stock inicial a fecha de inventario. Esto es lo que veremos aquí. |
El proceso de contar los libros (de ahora en adelante, simplemente inventario) es mas complejo de lo que parece. Hay que tener en cuenta los siguientes puntos
| • | No se pueden estar haciendo movimientos (albaranes, depósitos, etc.) mientras se cuentan los libros. |
| • | Es conveniente dejar al menos un día completo para el inventario de modo que ese día sirva de "frontera" entre los conceptos antes y después de inventario. |
| • | Hay que hacer dos recuentos. Uno físico y otro virtual. |
| • | El recuento físico consiste en contar los libros que hay en las estanterías. |
| • | El recuento virtual es contar mediante el programa, los libros que están fuera de las estanterías, concretamente los depósitos, sean estos novedad, depósito o subdistribución. |
| • | El orden de los recuentos deben hacerse necesariamente primero el físico y luego el virtual. |
| • | El recuento virtual puede hacerse en cualquier momento DESPUES del físico, pero mejor el mismo día. |
| • | Con el fin de facilitar el inventario, el sistema permite hacer recuentos por editoriales, de modo que se separa una editorial concreta del resto. |
| • | Hay la posibilidad de considerar todo el almacén como un solo inventario, pero esto es otra forma de trabajar que luego veremos, ahora se indicará como hacer el recuento editorial o grupo de forma independiente. |
1.- Solo en las estanterías:
Es el caso más simple. Los libros SOLO están en las estanterías, no hay depósitos, ni albaranes pendientes de facturar, no hay albaranes con vencimientos posteriores, etc.
Lo único que hay que hacer es contar los libros, introducirlos al ordenador e iniciar los stock. Veamos como:
| • | Debemos asignar un día como día del inventario. Ese día no se pueden hacer albaranes, ni facturas, ni entradas o salidas de almacén, etc. De esta forma se crea una línea divisoria entre ANTES del inventario y DESPUES del inventario. Puesto que el sistema no controla la hora del recuento, si por error hacemos movimientos el día del inventario nunca sabremos si han sido antes o después de contar. |
| • | Contaremos los libros que tenemos físicamente. Lo mejor es hacerlo sobre un listado de inventario e ir anotando la cantidad real de cada libro. El listado de inventario lo podemos hacer ordenado por código, título, etc. A ser posible lo listaremos por el mismo orden que lo tengamos en las estanterías para que sea más fácil. El recuento físico lo podemos hacer en menos de un día, en un día o en más de un día. |
| • | Si lo hacemos en menos de un día, el resto del tiempo podemos hacer documentos, pero le podremos una fecha ANTERIOR o POSTERIOR a la del inventario, según hagamos el documento antes o después del contar. Lo importante es que NO haya movimientos el día del inventario |
| • | Si lo hacemos en un día completo, es decir, no hacemos movimientos ni antes ni después de contar, no hay que hacer nada especial. |
| • | Si necesitamos varios días para contar, podremos hacerlo, pero al sistema le pondremos todos los stock como si lo hubiesemos hecho en el mismo día. Hasta que no se termine, al segundo o tercer día, no podremos hacer documentos y cuando se hagan tendrán cualquier fecha posterior al inventario. |
| • | Una vez tomada nota de la cantidad de stock, podemos ponerla en el sistema cuando queramos, incluso varios días después. Naturalmente hasta que no se ponga en el ordenador y se hagan el resto de los procesos, los stock estarán mal, pero se pondrán bien en cuanto hagamos lo que queda. Esto permite no ir agobiados con el stock, al menos los primeros días. |
| • | Ejecutaremos el programa de Inventario inicial. Por medio de este programa asignamos una editorial y una fecha, a todos los libros de esa editorial. También puede ser un grupo de libros que pertenecen al mismo grupo editorial. Con este programa ponemos la cantidad contada de cada libro como stock inicial. Puesto que partimos del supuesto de no haber depósitos, etc. da igual marcar las casillas de 1.- Contar y pinchar en su hélice Si queremos asegurarnos de que no hay ningún documento pendiente, podemos marcarlas, pinchar en la hélice de 1.- Contar y luego observar que no hay ningún valor en las columnas correspondientes. |
| • | Pondremos la cantidad contada en la columna Ahora. Una vez puesto todos los stock ejecutamos al siguiente paso. |
| • | Ahora pondremos los valores contados en la ficha de cada libro. Debemos marcar las casillas Nove, Depo, SubDis, Almacén con el fin de que se grabe 0 para las tres primeras y el stok para Almacén.Una vez que pinchamos en la hélice o aspa, 2 Grabar los valores que hayamos puesto se grabarán en la casilla de stock inicial (SINI) de cada libro. También se grabará 0 en los stock iniciales de Novedades(NINI), Depósitos (DINI), Subdistribucion (DISINI) |
| • | Con el paso anterior tenemos la mitad del trabajo hecho. De momento SOLO se ha corregido el stock inicial de cada libro, pero continúan estando mal el resto de los valores. |
| • | Seguir en el apartado TODO EN UNO. |
2.- Estanterías y depósitos en clientes, con o sin subdistribución:
Es igual que el anterior, pero además hay depósitos en los clientes. No hay subdistribución. Los libros están en las estanterías y en las librerías que tienen depósitos. No hay albaranes pendientes de facturar, no hay albaranes con vencimientos posteriores, etc.
Hay que contar en dos sitios. En las estanterías físicamente y en las librerías virtualmente. Veamos como:
| • | Debemos asignar un día como día del inventario. Ese día no se pueden hacer albaranes, ni facturas, ni entradas o salidas de almacén, etc. De esta forma se crea una línea divisoria entre ANTES del inventario y DESPUES del inventario. Puesto que el sistema no controla la hora del recuento, si por error hacemos movimientos el día del inventario nunca sabremos si han sido antes o después de contar. |
| • | Contaremos los libros que tenemos físicamente. Lo mejor es hacerlo sobre un listado de inventario e ir anotando la cantidad real de cada libro. El listado de inventario lo podemos hacer ordenado por código, título, etc. A ser posible lo listaremos por el mismo orden que lo tengamos en las estanterías para que sea más fácil. El recuento físico lo podemos hacer en menos de un día, en un día o en más de un día. |
| • | Si lo hacemos en menos de un día, el resto del tiempo podemos hacer documentos, pero le podremos una fecha ANTERIOR o POSTERIOR a la del inventario, según hagamos el documento antes o después del contar. Lo importante es que NO haya movimientos el día del inventario |
| • | Si lo hacemos en un día completo, es decir, no hacemos movimientos ni antes ni después de contar, no hay que hacer nada especial. |
| • | Si necesitamos varios días para contar, podremos hacerlo, pero al sistema le pondremos todos los stock como si lo hubiesemos hecho en el mismo día. Hasta que no se termine, al segundo o tercer día, no podremos hacer documentos y cuando se hagan tendrán cualquier fecha posterior al inventario. |
| • | Una vez tomada nota de la cantidad de stock, podemos ponerla en el sistema cuando queramos, incluso varios días después. Naturalmente hasta que no se ponga en el ordenador y se hagan el resto de los procesos, los stock estarán mal, pero se pondrán bien en cuanto hagamos lo que queda. Esto permite no ir agobiados con el stock, al menos los primeros días. |
| • | Ejecutaremos el programa de Almacén _ Recuento inicial _ Inventario inicial. Por medio de este programa asignamos una editorial y una fecha, a todos los libros de esa editorial. También puede ser un grupo de libros que pertenecen al mismo grupo editorial. Con este programa el sistema pondrá los valores iniciales. |
| • | Pondremos la cantidad contada en la columna Ahora. Una vez puesto los stock de todos los libros, ejecutamos al siguiente paso. |
| • | Puesto que partimos del supuesto de que SI hay depósitos, debemos marcar las casillas del apartado 1.- Contar que corresponda a novedades y/o depósitos y pinchar en su hélice Si queremos asegurarnos de que no hay subdistribución ni albaranes pendientes, podemos marcar estas casillas también y pinchar en la hélice de 1.- Contar y luego observar que no hay ningún valor en las columnas correspondientes de subdistribución ni albaranes. De haber algún valor en subdistribución y albaranes habrá que averiguar porque. |
| • | Ahora pasaremos los valores contados a la ficha de cada libro mediante la hélice del apartado 2 Grabar.. Debemos marcar las casillas Nove, Depo, SubDis, Almacén con el fin de que se graben los valores correspondientes para las tres primeras y el stok para Almacén.Una vez que pinchamos en la hélice o aspa, 2 Grabar los valores que hayamos puesto se grabarán en la casilla de stock inicial (SINI) de cada libro. También se grabará el valor correspondiente a los stock iniciales de Novedades(NINI), Depósitos (DINI). Para Subdistribucion (DISINI) se grabará 0. |
| • | Con el paso anterior tenemos la mitad del trabajo hecho. De momento SOLO se ha corregido el stock inicial de cada libro, pero continúan estando mal el resto de los valores. |
| • | Seguir en el apartado TODO EN UNO. |
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