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El proceso de liquidación mayorista, sin ser difícil, es laborioso, que junto con la poca periodicidad que se produce, lo convierte en un trabajo con muchos pasos a dar y difícil de recordar. Aquí veremos un resumen de todos estos pasos, con enlace a cada uno de los apartados apropiados. Supondremos que actuamos de mayoristas para varios grupos editoriales.
Lo primero es recopilar todos los datos que nos llegan de los distintos distribuidores, incluyendo nuestras propias liquidaciones si hacemos de distribuidor en una de las zonas. Puesto que no se pueden hacer las liquidaciones a los editores hasta que esta todo, lo mejor es no empezar el proceso hasta que tengamos las liquidaciones enviadas por los distribuidores. La única excepción son nuestras propias liquidaciones que se pueden y deben hacer como una liquidación mas junto con el resto de las liquidaciones a otras editoriales.
| • | Ir recopilando las liquidaciones de los distribuidores. Si nos llega por carta o fax guardarla en una carpeta. Si nos llega por SINLI o por correo electrónico, al menos imprimirla y guardala por si acaso se borra (de momento no exportarla). |
| • | Hacer nuestras propias liquidaciónes de zona. Listarlas e integrarlas como las demás. NO enviarlas al editor, solo guardarlas en el disco con su número, fecha, etc. Recordar o tener a mano los números de liquidación. Si somos mayoristas de varios grupos editoriales, guardar todas nuestras liquidaciones implicadas |
| • | Cuando estén todas las liquidaciones de nuestros distribuidores, incluso la nuestra, comenzar el auténtico proceso: |
| • | Para cada una de las liquidaciones recibidas, hacer la factura correspondiente por Distribución è Facturación è Formulario . Esto genera una factura de tipo Liquidación, que al integrarla grabará sus datos en el fichero especial para depósitos mayoristas (DEPOxx). De momento no listar las distintas facturas para que no cojan número a menos que sepamos que no se están haciendo facturas de contado. Por razones prácticas, no hacer al mismo tiempo facturas de contado, de esta forma todas las facturas de liquidación tendrán números consecutivos. Al terminar con la última continuar con el siguiente paso. |
| • | Listar todas las facturas, si no se ha hecho anteriormente una a una. |
| • | Mandar las facturas de liquidaciones por Internet, carta, etc. a los distribuidores. Esto es opcional; se pueden mandar después. |
| • | Integrar las facturas. Esto anota en el fichero especial DEPOxx, los valores de ventas, devoluciones, etc. |
| • | "integrar" nuestras liquidaciones por Distribución è Liquidaciones è Autoliquidación . El programa pregunta el año y el número de la liquidación. Recordar que el año es de cuando se hizo la liquidación, aunque corresponda a un periodo distinto. Esto anotará en el fichero DEPO<año_del_periodo> nuestros datos como Almacén Central. |
| • | Comprobar mediante las estadísticas, sobre todo con la marcada como [meses] | Libros -> Depósitos que los datos son los correspondientes a las facturas de liquidación y nuestras propias liquidaciones. Es conveniente listar esta estadística para cada uno de los grupos editoriales a liquidar. Opcionalmente mandar una copia al editor. |
| • | Generar la liquidación mayorista a editor. Una vez generada, listarla, mandarla, e integrarla. |
Recordar que en caso de sospechar que el fichero DEPOxx esta corrupto, se puede utilizar la herramienta que lo regenera desde una fecha dada.
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