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Vamos a ver el proceso de liquidación, tanto las liquidaciones que nos hacen los depósitos, como la liquidación mayorista que hacemos a la editorial. Si usted es una editorial, no necesita este último paso, pero le puede servir para estadística, etc.
El proceso de liquidación, aun siendo relativamente fácil de realizar, utiliza varios pasos que han de ir encadenados y ordenados. El no mantener este orden, puede dar unos resultados erróneos.
Los pasos son los siguientes:
| • | Hacer una liquidación propia como si se fuese a dar a un editor normal, solo que no se manda físicamente. Si se hace el proceso normal de recuento, conversión a liquidación, listado e integración. Para todos los efectos "nuestra" liquidación se confunde como una más a otros editores. |
| • | Introducir las distintas liquidaciones que nos van llegando de los distribuidores. Esto se hace de forma manual, según nos haya llegado en papel (carta, fax, etc), por medio del formulario de facturas de liquidación o automática vía Internet (SINLI o PuenteLibros). |
| • | Las liquidaciones se convierten a facturas de liquidación. Una vez hechas, se listan, se mandan por Internet (si se quiere) y se integran. A partir de este momento, estas liquidaciones serán desde el punto de vista contable, como una factura de contado mas, pero diferenciando en cada libro, entre ventas y devoluciones. También tienen marcado el periodo de la liquidación. En el proceso de integración, estas liquidaciones se pasan al fichero general de stock y ventas de depósitos. |
Cuando tengamos todas las liquidaciones, tanto la nuestra como la de los depósitos, continuamos con el proceso de cara al editor.
| • | Nuestra liquidación ha de pasarse como la de otro distribuidor, pero en lugar de teclearla o convertirla en contado (no tiene sentido hacernos un contado a nosotros mismos), la procesamos mediante un programa especial que denominamos autoliquidación. Este programa simplemente relaciona un número de liquidación, la nuestra, con un año y un mes determinado. Los datos de esta liquidación pasan al fichero general de stock y ventas de depósitos. |
| • | Cuando tenemos los pasos anteriores, debemos tener en el fichero general de stock y ventas de depósitos los datos correspondientes a todos los depósitos, incluido el nuestro, tanto en los movimientos de entregas y recogidas, como las ventas, devoluciones y promoción de todos. Este fichero (que denominamos DEPO<año>.DBF) es un fichero que contiene todos los libros, de todos los depósitos, en todos los meses de un año. Como datos aparecen ademas del código u título del libro: |
| • | Total de las entregas del mes. |
| • | Total de las recogidas del mes. |
| • | Total de las ventas del mes. |
| • | Total de las devoluciones del mes. |
| • | Total de las entregas en promoción. |
| • | De este fichero general podemos ahora hacer la liquidación al editor. Para ello disponemos de un programa que diciendole el año y el mes, suma todos los datos de los distintos depositos y genera una liquidación similar a las enviadas normalmente, pero poniendo en el comentario la palabra MAYORISTA. El resto de los procesos con esta liquidación conjunta, se hace igual que con cualquier otra. Se puede listar, mandar por Internet, etc. |
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