Mediante esta parte de la aplicación podemos controlar el estado de los diversos ficheros que componen la base de datos. Se controlan tanto los ficheros tipo .DBF como los ficheros .INI, así como los índices de los primeros.
Normalmente no será necesario entrar durante el trabajo normal, pero si, en nuevas actualizaciones o cuando por algún motivo se han estropeado los llamados ficheros índices.
La pantalla que aparece es similar la siguiente (dependiendo de su Sistema Operativo, colores personalizados, etc):
La parte principal muestra una relación de todos los ficheros que se utilizan. Estos pueden ser "marcados" o "desmarcados" según la casilla correspondiente en la parte izquierda de cada fichero.
Para marcar un fichero, hacer doble clik en la casilla indicada con "Mar" o pulsar la barra espaciadora. Para desmarcar un fichero marcado, hacer lo mismo. También podemos marcar todos los ficheros de una vez, pinchando en el botón indicado con [Todos] en la parte superior derecha o pulsando Ctrl-M. Si se quieren desmarcar todos, pinchar en [Ninguno] o pulsando Ctrl-D. Si se quiere invertir una selección hecha, pulsar en [Invertir] o pulsando Ctrl-I. Esta última posibilidad es muy útil para hacer una selección completa menos uno o dos ficheros. Se marcan primero los fichero que NO queremos y pinchamos en Invertir. Marcará todos menos los anteriormente marcados. Una observación: cuando se pulsa en Todos, NO se marca el fichero del ISBN. Este fichero hay que marcarlo explicitamente.
El campo Año, se utiliza para poder seleccionar los ficheros históricos y otros similares que tienen como parte del nombre, el año de trabajo. El resto de los ficheros serán los mismos al no depender del año. El año no cambia la fecha del sistema operativo, ni el funcionamiento de la aplicación. Solo se utiliza para esta sección. Si se quieren hacer los índices de todos los años en ficheros anuales, pinchar en el botón que hay a la derecha marcada con una "T". Los pequeños botones con la indicación + y -, incrementan o decrementan el año.
Veamos el resto de los botones.
Generar.- Se utiliza para hacer los índices de los ficheros marcados. Es necesario tener el fichero abierto en modo exclusivo, es decir no puede trabajar nadie con él. Lo mejor es tener el resto de los puestos (si los hay) en el escritorio. El tiempo empleado en el proceso depende del número de ficheros, el número de índices en cada fichero, y sobre todo, del número de registros en el fichero. Por supuesto también depende de la velocidad del ordenador y si es el servidor o un puesto. Si usted utiliza un servidor no dedicado (es decir que trabaja con él) es mejor hacer todos los procesos en el servidor). Si el proceso se interrumpe antes de terminar, no se borra ningún dato. Basta con hacerlo de nuevo.
Imprimir.- Imprime una relación de los ficheros.
Compactar.- Es un proceso delicado que raras veces hace falta. Consiste en borrar definitivamente de la base de datos los registros previamente borrados. En el funcionamiento cotidiano de la aplicación, cuando un registro se borra, realmente, el programa solo le pone una marca de borrado, pero sigue ocupando sitio en el fichero. De hecho se puede recuperar si se quiere. Esto tiene una ventaja, precisamente que no se borra, pero también tiene inconvenientes. Los ficheros se vuelven lentos, las copias de seguridad tardan más, etc. El proceso de compactar tiene una ventaja añadida: los datos pasan a OTRO fichero totalmente nuevo y se borra el anterior. Esto permite corregir errores propios del disco, al colocar los datos en otro sitio ficamente distinto. El inconcveniente del proceso de compactación, es que los datos, en caso de interrumpir el proceso, en algunos casos se pueden perder, por lo que es imprescindible HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD antes de realizar la compactación. Un buen momento para compactar todos los ficheros es después de hacer la copia anual, al empezar el nuevo año o uno días después.
Comprobar.- Aunque los equipos y sistemas operativos actuales son muy fiables, hay que tener en cuenta que son equipos diseñados para el hogar y pequeñas empresas. Los equipos y sistemas pueden cometer "errores" y estropear un fichero. Si tenemos una copia de seguridad reciente, se restaura y a trabajar. El problema viene cuando el fallo esta también en la copia. Esto ocurre en ficheros o partes de ficheros que no se utilizan mucho. Aunque el fichero se estropee no nos damos cuenta hasta que lo usamos. En ARG hemos diseñado un sistema que comprueba el interior de los ficheros. Por ejemplo, en el campo FECHA hemos de encontrar una fecha y no caracteres raros. Con esta opción se comprueban ciertos campos típicos de los ficheros (NUMERO,FECHA,CLIENTE, etc.) en TODOS los registros del fichero. Si no se encuentra lo que se espera, el sistema avisa para que lo tengamos en cuenta.
Búsqueda rápida.- Si vamos pulsando el nombre del fichero, éste se buscará automáticamente.
Diferencias.- Se utiliza básicamente cuando hay un cambio en las estructuras de las bases de datos. Normalmente se hará con el conocimiento de ARG, por lo que no aconsejamos hacerlo si no se esta seguro de lo que se hace. De todas formas, veamos como funciona. Al principio, en la aplicación se preveen unos ficheros y unos campos para sus datos; Nombre, Dirección, Número, Fecha, etc. Con el tiempo, la aplicación necesita nuevos campos y quizás le sobren otros. Se manda un nuevo fichero de control de estructura, pero esto no es suficiente. En el disco están los ficheros con la estructura antigua. Si ahora ejecutamos el nuevo programa que espera ver la nueva estructura, dará errores. Para evitar esto se rueda esta parte del programa. Con esto se adaptan los ficheros grabados en el disco a la nueva estructura que necesita el programa nuevo. Este proceso, en caso de interrumpirse, no borra ficheros. También graba una copia del fichero anterior con la extensión terminada en el caracter gusanillo "~" (pulsar en el teclado numérico Alt-126). Es difícil de escribir, pero esta así precisamente para que no sea fácil manipular las copias antiguas.
Existencia.- Es el proceso más rápido y más inocuo. Simplemente comprueba que existen todos los ficheros que necesitará la aplicación.
En todos los procesos anteriores únicamente se tendrán en cuenta los ficheros marcados, es decir, si no tenemos ninguno marcado, aunque rodemos existencia, dirá que hace falta al menos un fichero marcado.
La aplicación, en diversos momentos hace sus propias comprobaciones, por ejemplo, cuando es la primera vez o se carga una nueva versión, se comprueban las existencias y diferencias, etc.
Nota técnica.- Los campos en los ficheros .DBF, se añaden los que faltan, pero NO se borran los que sobran. El contenido de cada campo y por lo tanto los datos del fichero permanece inalterable, aunque este haya cambiado de tamaño y fecha. El los ficheros .INI, se mantienen las secciones y variables existentes con sus contenidos correspondiente, añadiendo las nuevas variables que hagan falta con los valores marcados por defecto en ARG.
Si se quieren borrar campos definitivamente en ficheros .DBF,o quitar variables en ficheros .INI, hacerlo mediante el programa editor correspondiente, pero ya no es responsabilidad de ARG.