Accederemos a Entrada de inventario de la siguiente manera:
| ► | Desde la barra de menús por [Almacén]  Inventario Reconstrucción de STOCK Formulario de STOCK INICIAL (Inventario) |
Veremos una ventana parecida a la siguiente:
| • | Inventario de toda la tienda: |
Tenga en cuenta que este inventario es conveniente hacerlo con la tienda cerrada para no estar vendiendo al mismo tiempo que se hacen recuentos. También puede hacerlo mientras vende, pero tendrá que volver a inventariar de nuevo los libros que se hayan vendido tal como le indicamos más abajo. Lo que no se puede hacer es estar metiendo entradas y/o salidas en firme, depósitos, bolsas, etc.
Lo primero es iniciar los valores. Los depósitos, los libros a examen y los libros en bolsa/s se inician según los documentos activos. Para hacer esto, pulsar en el botón de la parte inferior derecha INICIO DE INVENTARIO. Aparecerá esta pantalla:
Si pulsa Aceptar, aparecerá de nueva esta pregunta:
Debe escribir ' SI QUIERO ' o ' SIQUIERO '. En este caso se pondrán a cero los stock de los libros, se hará un recuento de los depósitos y de los libros a examen y en bolsa/s. Cuando termine, si consultamos un libro/artículo, aparecerán los firmes y depósito actual a cero. Sólo aparecerán los valores de los depósitos entregados por los proveedores (aunque no haya ninguno actualmente) y los libros a examen (si lo usa). Otra cosa que hace este botón es poner en el formulario de la aplicación en el campo Fecha de inventario, el día de hoy. De esta forma se podrán hacer reconstrucciones, etc. desde la fecha de inventario.
Una vez puestos los stocks a los valores iniciales, hay que empezar a contar los libros que hay en las estantarías. Puede hacerse en varias pantallas a la vez. Se deben ir poniendo en el formulario como si se tratase de un ticket, albarán, contado, etc. Se podrá indicar con el código, código de barras o el título al igual que en otros formularios.
Podemos poner la cantidad libro a libro, o indicar la cantidad por defecto en el campo Cant. x Defecto: y el programa irá poniendo ese valor en cada libro.
Cuando llevemos una cantidad entre 50 y 100 líneas (menos no es práctico y más corremos el riego de que se vaya la corriente, etc. y se pierda lo que tenemos metido), debemos pinchar en el botón Sumar y borrar. Una buena medida puede ser por estantería, armario, o cualquier otra cantidad similar. Previa confirmación, este botón lo que hace es añadir los libros/artículos introducidos al stock e iniciar el formulario en blanco para seguir poniendo más líneas.
Cuando consideremos que hemos terminado con la entrada de valores, simplemente dejamos de sumar y borrar y continuamos con las entradas, ventas, etc. de la tienda.
Es bueno dejar un día concreto para el inventario y no hacer movimientos de stock en ese día. Sí se podrán hacer antes o después del inventario
En caso de que estemos haciendo el inventario mientras vendemos, al terminar con el recuento físico de los libros, debemos hacer lo siguiente:
- Pinchar en el botón indicado FIN DEL INVENTARIO. Este proceso lo que hace es sustituir el stock contado en la ficha de cada uno de los libros que se ha vendido alguna unidad, por el valor de los libros vendidos.
- El programa nos presenta en pantalla estos libros y sus ventas.
- Debemos contar de NUEVO lo que hay, si es que hay algo, de cada uno de los libros e ir añadiendo a la cantidad con Sumar y borrar.
- Cuando se sume y borre el último libro, ya estará el inventario hecho.
- En conveniente hacer las posibles entradas de proveedor, depósitos, etc. con fecha distinta a la del inventario, por ejemplo, el día siguiente.
La idea básica es la siguiente: Puesto que de los libros que estamos contando, puede que algunos se modifiquen antes y/o después de haberlos contado debido a la venta, todos aquellos que se hayan vendido (uno o más), hay que volver a contarlos, partiendo del stock inicial de las ventas, de modo que si después de vender 2, contamos 3, es que inmediatamente antes del inventario había 5. El valor se inicia con la venta, en nuestro ejemplo 2, y se cuenta suma lo que se cuente en la estantería, en nuestro ejemplo 3. La suma dará un total de 5 que es lo que se toma como valor inicial de inventario. Es muy importante NO VENDER en el segundo recuento, cuando se cuentan los libros que han sido vendidos.
Notas técnicas:
Filosofía del stock:
Todas las cantidades son desde la fecha del inventario al día de hoy, excepto los depósitos que son desde que existen como documento.
ALMA_EN Son los libros que nos han entrado en firme desde el proveedor.
ALMA_SA Son los libros que han salido devueltos en firme al proveedor.
calcu1 Valor calculado. Es la diferencia neta entre Entradas - Salidas en firme del proveedor.
SFIRME Es el stock actual que es de nuestra propiedad. Esto es independiente del stock actual que puede ser todo
nuestro, nada nuestro, o parte nuestro y parte en depósito. Aquí se indica lo que es nuestro.
SINI Stock que había en las ESTANTERÍAS cuando se hizo el inventario, independientemente de su propietario.
STOCK Son los libros que hay en las estanterías. Independientemente de ser nuestros o no.
SEXAM Son los libros que hay a examen, fuera de la tienda. Independientemente de ser nuestros o no. NO cuenta para
el stock en la tienda pero si para inventarios contables.
VENTAS Es el acumulador de ventas a clientes. Son salidas por caja, albaranes, facturas, etc.
EINI Son los libros que HABÍA a examen cuando se hizo el inventario. El ordenador, en el inventario, cuenta los documentos.
DINI Son los libros que HABÍA entregados en depósito por los proveedores cuando se hizo el inventario. Idem.
DEPOSITO Son los libros ACTUALES que debería haber en depósito, los haya o no. Para los proveedores debe haberlos.
Es la suma de todos los documentos de depósito activos.
SDEPO Es lo que hay en depósito actualmente. Si no es igual a DEPOSITO, es que se han vendido y habrá que reponer.
calcu2 Valor calculado. Indica la diferencia entre lo que hay y lo debería haber. Es lo que hay que reponer.
DEPO_EN Es la suma de todo lo que nos han entregado en depósito desde el inventario.
DEPO_SA Es la suma de todo lo que hemos devuelto de los depósitos desde el inventario.
Cuando se hace un inventario...
1.- Se pone SINI a 0
2.- Se pone EINI según los documentos que hay con libros a examen.
3.- Se pone SINI según los documentos que hay de novedades en depósito y depósitos.
4.- Contamos los libros de las estanterías (hacer INVENTARIO), sin preocuparnos si son nuestros o no. Ver mas abajo.
5.- Pasamos el inventario recién contado a SINI (stock inicial). En este momento tendremos bien los campos SINI, EINI y DINI
6.- Se hace una reconstrucción de movimientos. Este proceso se puede repetir tantas veces como queramos. Lo que hace es lo siguiente:
1.- Pone a cero TODOS los campos menos SINI, EINI y DINI
2.- Empieza a mirar documentos de CAJA, ALBARANES, A_EXAMEN, FACTURAS,FIRME, NOVEDADES y DEPOSITOS que tengan fecha posterior a la de inventario. Si es anterior no la tiene en cuenta para NADA.
3.- Va añadiendo a ALMA_EN y ALMA_SA las entradas y salidas en firme
4.- Va añadiendo a DEPO_EN y DEPO_SA las novedades en depósito y depósitos
5.- Va añadiendo a SEXAM los libros a examen
6.- Va añadiendo a VENTAS los ticket, albaranes y facturas.
7.- Cuando termina solo están a cero los campos FIRME, STOCK, SDEPO y DEPOSITO
8.- En función de lo que había (SINI,DINI y EINI) y de lo que ha entrado y/o salido, el programa calcula los cuatro valores finales FIRME, STOCK, SDEPO y DEPOSITO